Efektivní správa dokumentů s ERP systémem

Rapidní nárůst elektronických dokumentů s sebou přináší také požadavky na operace s nimi a snahu o omezení nákladné a neefektivní papírové administrativy. Avšak zajistit to bez kvalitního řešení pro správu dokumentů (Document Management Systems, DMS) je prakticky nemožné. Další pozitiva pak přináší integrace DMS s podnikovým informačním systémem.

Například nový modul společnosti J.K.R. BYZNYS DMS, integrovaný v ERP třídy BYZNYS, umožňuje uživatelům digitalizovat veškeré došlé papírové dokumenty a bezpečně je ukládat do podnikového informačního systému. To vše je doplněno možností řídit přístup k jednotlivým dokumentům nebo celým složkám, sledovat, verzovat a archivovat je. Podstatným faktem je, že veškeré dokumenty lze fulltextově prohledávat podobně, jako při hledání na internetu – praktický význam ocení každý, kdo strávil celý den hledáním papírového dokumentu, přestože by ho elektronicky našel na jedno kliknutí.

Dobře lze v ERP řešení elektronický oběh dokumentů využít také při schvalování faktur. Ty jsou na recepci skenovány a následně elektronicky archivovány. Poté jsou v elektronické podobě připojeny k odpovídajícím záznamům v podnikovém informačním systému, a to včetně nastavení přístupových práv. Díky tomu mohou oprávnění uživatelé všechny dokumenty snadno prohlížet a dále s nimi pracovat bez ohledu na to, zda jsou v sídle firmy, na pobočce či vzdáleně připojeni.

Papírový originál lze v případě potřeby dohledat v archivu podle čárového kódu, kterým je dokument při skenování automaticky opatřen. Elektronické zpracování také zamezuje fyzickému poškození dokumentu, protože fyzicky doručené dokumenty jsou po doručení předány rovnou ekonomickému oddělení k archivaci, a tím se výrazně snižuje riziko jejich zničení při oběhu po firmě. Po jednotlivých kontrolních bodech už faktura obíhá pouze v elektronické podobě. Celý proces správy obsahu ve výsledku pomáhá snížit náklady, snadno sdílet obsah napříč celou organizací, a automatizovat nákladné, časově náročné a manuální procesy.

Článek vyšel v časopisu ICT revue 5/2009

Prohlédnout si jej můžete v PDF formátu zde:
Sprava dokumentu s ERP systemem