Jak na výběr ERP systému
Moderní finanční ředitel se už dnes opít rohlíkem nenechá: Úspěšný výběr podnikového informačního systému (ERP) je výsledkem spolupráce specializovaných odborníků na straně dodavatele i zákazníka, kde je potřeba kooperace uživatelů, otevřenost vůči změnám, kvalitní plánování a zkušené vedení.
Kromě výběru správného řešení ERP, které splní současné i budoucí potřeby společnosti, je také důležitá implementace samotného systému a plánování a řízení projektu. Před započetím výběru samotného ERP systému je důležité si uvědomit, co přesně od nového systému pro firmu očekávat. Určitě je třeba si položit otázku, zda řešení, jež si zvolíte, skutečně splňuje požadavky na podporu procesů ve vaší společnosti a bude schopno se v průběhu let přizpůsobit i požadavkům novým, a umožnit tak další rozvoj do budoucna. Vždy je také třeba velmi důkladně zvážit velikost firmy, oblast a rozsah řešení.
„Častou chybou českých podniků bývá, že si vybírají nevhodné systémy. Velké společnosti si vyberou systém pro malé firmy a naopak. Výhodou proto může být využití odborných poradců a projektových manažerů, kteří mají komplexní přehled o trhu s ERP systémy a zkušenosti z mnoha realizovaných projektů, takže dokáží posoudit vhodnost řešení,“ radí Pavel Bláhovec, obchodní ředitel ze společnosti IFS Czech. Důležité rovněž je nehledět v první řadě na cenu, ale spíše na to, zda jste si dobře porozuměli s dodavatelem.
Všichni tak nějak předpokládáme…
„Při vlastním výběru si otestujte, zda s vámi dodavatel hovoří stejnou řečí. Dále se podívejte na jeho velikost, historii, pozici na trhu, zkušenosti s implementací a samozřejmě na reference v daném oboru. Z pohledu ERP systému se zaměřte na rozsah funkcionalit, stabilitu řešení a možnosti přizpůsobení vašim konkrétním požadavkům,“ doporučuje Jiří Rákosník, obchodní ředitel společnosti J.K.R. Podobně radí i Petr Felkner, Country Manager společnosti Infor Czech: „Při výběru ERP systému je vedle referencí ve stejném oboru potřeba pečlivě posoudit také uživatelskou přehlednost, schopnost pružně reagovat na změny, minimum modifikací, snadnou integrovatelnost s jinými softwary či náklady na další rozvoj.“ Za vhodné se považuje vyžádat si u dodavatele referenční návštěvu u některého ze stávajících zákazníků v podobné oblasti podnikání a zjistit, jak probíhala implementace a jak jim vyhovuje stávající situace. Seriózní producent ERP by vám měl předvedení systému u referenčního zákazníka umožnit.
„Všichni tak nějak předpokládáme, že každý systém zvládne zpracovat všechna potřebná data podniku. Při dnešním rozvoji výkonu serverů je to téměř pravda. Ale pořád platí, že pro vykonání stejné práce stačí jednomu informačnímu systému poloviční výkon serveru, než potřebuje systém druhý,“ upozorňuje Vladimír Bartoš, ředitel prodeje společnosti Minerva Česká republika. Proto by si podle něho každá firma měla před výběrem nového ERP řešení identifikovat své kritické procesy z hlediska výkonu a změřit si a spočítat počty dokladů, které bude potřeba zpracovat a posléze zjistit v referencích nabízených systémů obdobné podniky. Pokud najde náročnější instalace, pak může být klidná. V neposlední řadě je důležitá i hospodárnost provozu informačního systému: „Vhodné je zjistit si nároky na server, na komunikaci mezi koncovými stanicemi a serverem a nároky na koncové stanice. Pokud totiž bude každý upgrade vyžadovat nové koncové stanice, nejedná se o zanedbatelné prostředky,“ dodává Vladimír Bartoš.
Co od ERP očekávat
Dobře zvolený a správně nasazený ERP systém by měl přispět ke konsolidaci vašich firemních procesů, účinně podporovat práci zaměstnanců a například také snížit celkové náklady na provoz informačního systému. ERP systém je informační páteří každého podniku s dosahem do všech oblastí činností podnikání. Integruje veškeré byznys procesy a podprocesy do jediného systému, a umožňuje tak efektivněji dosahovat cílů. „Zvýšená efektivita díky zavedení ERP systému ovlivňuje celou řadu oblastí. Typicky vede ke snížení administrativy, eliminaci duplicitního zadávání dat a jiných údajů, zeštíhlení výrobního procesu, zefektivnění skladového hospodářství, anebo nepřímo také ke zvýšené spokojenosti zákazníků. Dnešní systémy jsou nejenom schopny přizpůsobit se zavedeným procesům ve společnostech, ale přicházejí již s navrženými ověřenými procesy pro konkrétní segmenty, tzv. best practices,“ vysvětluje Daniel Tomčala, marketingový manažer Epicor Software Czech.
„ERP je nástroj, který může při správném nastavení celou řadu manuální práce vykonávat sám a umožňuje snadné provázání agend a procesů, které ve firmě probíhají. Měl by umět centralizovat údaje tak, aby každý uživatel našel v danou chvíli aktuální a správné informace a mohl provést ty akce, úkoly a činnosti, které jsou náplní jeho práce,“ doplňuje Tomáš Denemark ředitel divize podnikových a finančních systémů ze společnosti Arbes Technologies.
Jak dlouho trvá nasazení
Délka implementace je velice individuální a odvíjí se primárně od velikosti firmy a rozsahu dodávaného řešení. Dále záleží také na komplikovanosti procesů, složitosti integrace či zkušenostech zákazníka s ERP systémy. Požadavky zákazníků mají rovněž vliv na délku implementace. Pokud chcete přizpůsobit systém potřebám svých zaměstnanců, čas se samozřejmě prodlužuje, ale časová investice se vám zase vrátí v následné efektivnější práci a vyšší výkonnosti zaměstnanců.
U středně velkých firem se podle většiny odborníků doba nasazení ERP systému obvykle pohybuje do šesti měsíců. U velkých společností je pak nutno počítat s časem od šesti měsíců dále. Jako příklad uvádí Jiří Rákosník, obchodní ředitel společnosti J.K.R. , obvyklou dobu trvání nasazení ERP systému pro firmu se 100 zaměstnanci a 20 PC stanicemi:
Úvodní analýza – 30 dnů
Oponentura a akceptace – 14 dnů
Implementace a dohled – 60 dnů
Rutinní provoz – po 100 dnech
Velmi důležitou úlohu v celém procesu implementace hraje také sám zákazník. Úspěšnost nasazení a doba trvání závisí na zapojení klíčových uživatelů do projektu a jejich motivaci, která je především záležitostí managementu firmy, který musí implementaci podporovat jako jednu z priorit. „Úlohou zákazníka je především vědět přesně, co od systému očekává nebo se řídit radami poradce či přímo dodavatele ve smyslu, co by očekávat měl a co by jeho firmě měl ERP systém konkrétně přinést. Dále je jeho úloha nezastupitelná v komunikaci při dolaďování jednotlivých fází projektu a nakonec v naplnění systému všemi potřebnými daty,“ přibližuje Miroslava Adamyová, produktová manažerka společnosti Asseco Solutions.
Implementace krok za krokem
Každý dodavatel má svoji osvědčenou metodologii zavádění ERP systému do prostředí uživatele, která se skládá z několika fází. Prvotní nedílnou součástí je zpravidla analýza prostředí uživatele a zmapování všech stávajících procesů v podniku. Následuje instalace ERP produktu minimálně v demoverzi na již připravené hardwarové prostředí tak, aby se ověřila jeho schopnost rutinního běhu na prostředcích uživatele. Poté přichází na řadu převod datové základny, aby obsluha při proškolení ovládání systému měla k dispozici známá data a mohla sledovat vazby a příčinné souvislosti v novém systému. Dalším krokem je vývoj a testování případných úprav na míru podle zadání uživatele. Nutná fáze je nepochybně testovací provoz, jehož cílem je imitace reálného rutinního běhu společnosti na novém systému s reálnými daty, reálnými hodnotami a podklady. Při zjištění neshod proti původnímu projektu je nutné po korekci stavu testovací den opakovat a teprve po jeho úspěšném provedení realizovat předposlední etapu, kterou je spuštění ostrého běhu a dohled nad rutinním zpracováním po smluvenou dobu. Poslední fází je bezesporu následná péče a údržba ERP produktu u zákazníka.
Jaká jsou rizika
Nejčastějším rizikem při zavádění ERP systému je podle Tomáše Denemarka, ředitele divize podnikových a finančních systémů ze společnosti Arbes Technologies, nedostatečná analýza požadavků, která se projeví v tom, že implementované řešení nejčastěji neplní představy uživatelů a nesplní předpokládaná očekávání. Dalšími riziky jsou nerovnováha investice a výsledků, které ERP přináší, a nedostatečné proškolení a zácvik klíčových uživatelů, což se projeví ve výsledku tím, že uživatelé budou celou řadu agend stále řešit mimo systém, i když v systému samotném konkrétní funkce či modul existuje. Miroslava Adamyová vidí při zavádění nového systému dvě hlavní rizika: „Problém nastává, jakmile si zákazník a dodavatel při úvodní analýze neporozumí. Pokud každý mluví „jiným jazykem“, implementace se zbytečně protáhne a vztahy mezi lidmi obou stran přiostří. Druhým rizikem pak je podcenění významu dokonalého přenosu firemních dat ze staršího systému do nového, protože pokud systém neobsahuje maximum potřebných dat, může být jakkoli kvalitní, ale svoji funkci plnit přesto nedokáže.“
Věnovat velkou pozornost je třeba i vlastním zaměstnancům
„Vždy je třeba důkladně zvolit tým, který se bude účastnit zavedení systému a zajistit dostatečnou motivaci jednotlivých lidí. Bez kvalitní spolupráce s lidmi uvnitř společnosti není žádný dodavatel schopen dovést projekt úspěšně do cíle,“ upozorňuje Pavel Bláhovec, obchodní ředitel ze společnosti IFS Czech.
S ERP projekty souvisí také nebezpečí v podobě neschopnosti dokončit implementaci včas nebo nákladově efektivním způsobem, což může mít velmi negativní dopad na každodenní běh firmy. Časové prodlevy zcela zákonitě způsobují u zákazníků nedůvěru a obavy, čehož si začínají být vědomi také samotní poskytovatelé, a proto nyní přicházejí s novými nástroji, které pomáhají prokázat návratnost investice do ERP, a tím zákazníky přesvědčit o smysluplnosti celého projektu: „Společnost Epicor nabízí zákazníkům možnost využít iniciativu zvanou Shared Benefits. Při každém projektu hodláme společně se zákazníkem zmapovat rozsah projektu a domluvit se na konkrétních cílech. Pokud by se pak stalo, že náklady na projekt přesáhnou domluvenou hranici, poneseme je 50/50 se zákazníkem a naopak, pokud budeme schopni dokončit projekt za nižších nákladů, ušetřené prostředky se rozdělí ve stejném poměru. Takto získává zákazník dodatečnou jistotu, že je v našem nejlepším zájmu projekt dokončit podle plánu a ještě má šanci, že dostane nějaké peníze z rozpočtu zpátky,“ uvádí Daniel Tomčala.
Co je trendem
Všichni odborníci se shodují na tom, že mezi trendy na poli IT a potažmo na poli ERP produktů patří v současnosti pojem cloud computing, který představuje jednoduchou myšlenku použít cizí hardwarové a softwarové prostředky k provozu firemních aplikací, čímž lze na začátku ušetřit, neboť není nutné vynakládat finanční prostředky na pořízení vlastního SW a HW majetku. Také správa SW a HW na cloudu je mnohem snazší, protože ji částečně provádí provozovatel cloudu.
Jedním z klíčových trendů je podle Tomáše Denemarka, ředitele divize podnikových a finančních systémů ze společnosti Arbes Technologies, také snaha podniků a firem využít dotace EU jako jednoho ze zdrojů pořízení ERP systému: „Dotace umožňují implementaci více komfortního řešení, kdy se dostane také na optimalizaci stávajících procesů v průběhu analýzy požadavků na zavádění ERP.“ Dalším trendem je podle něj daleko vyšší důraz na implementaci řešení, které umožní snadné a každodenní sledování klíčových ukazatelů hospodaření. A to nejen nákladů, ale také výkonů jednotlivých pracovníků, objemu nově podepsaných zakázek či rozdílů oproti plánu. S ohledem na finanční řízení podniku pak představuje stále základní trend ERP produktů možnost poskytnout přesný pohled na firmu z jakéhokoliv úhlu: „V tomto smyslu se dále propracovávají nástroje pro podporu finančních analýz založené na Business Intelligence a jejich poskytnutí uživateli ve formě jednoduše ovladatelných intranetových portálů,“ líčí Jiří Rákosník, obchodní ředitel společnosti J.K.R.
Výhled do budoucna
Co se týká dalšího směru vývoje a integrace ERP systémů, předpokládáme, že půjde o pokračování stávajících trendů, respektive dojde k jejich skutečnému použití v reálné praxi. „Evergreenem“ bude postupná integrace dalších specializovaných systémů do ERP, větší využití konceptů servisně orientované architektury (SOA) pro integraci, v oblasti HW pak virtualizace či využití cloudů,“ tvrdí Vladimír Bartoš, ředitel prodeje společnosti Minerva Česká republika. „Vývoj naznačuje, že ERP řešení bude ve firmách v budoucnosti využívat stále větší část zaměstnanců, že bude dále každodenně usnadňovat práci běžným pracovníkům a již nebude výsadou jen několika klíčových uživatelů. Přispěje k tomu i to, že do vyspělého ERP řešení je již možné přistupovat přes běžné nástroje, na které jsou již zaměstnanci zvyklí, jako třeba MS Outlook nebo internetový prohlížeč,“ konstatuje Daniel Tomčala, marketingový manažer Epicor Software Czech.
Klasický ERP systém je v zásadě pořizovač podnikových dat, jejichž další využití se podle Petra Felknera, Country Managera společnosti Infor Czech, přesouvá a postupně se stává doménou různých nadstavbových řešení, jako je například PM (Performance Management), EAM (Enterprise Asset Management) či CRM (Customer Relationship Management) systém. Z tohoto vyplývá, že vysoké nároky budou kladeny především na integraci a vzájemnou interoperabilitu. Nicméně stále bude platit, že pokud nebude společnost „stát“ na kvalitním „základu“, tj. ERP systému, budou ostatní nadstavbové systémy dostávat špatné informace a jejich využitelnost bude omezená, popřípadě nulová.
Bez zásahu člověka
Podle Tomáše Denemarka bude také docházet k tomu, že některé agendy budou podléhat stále více moderním technologiím a tak se může stát, že ERP bude částečně přenášeno na mobilní zařízení a mimo standardní PC stanice. Díky technologickému pokroku bude ještě větší množství úkolů zvládat ERP bez zásahu člověka a řídící pracovníci budou daleko více pracovat s daty z ERP jako s prostředkem samotného řízení. To je dáno také daleko snazší integrací s daty z internetu. ERP se budou přesouvat na virtuální servery ve snaze snížení pořizovacích investic. „Pokud se podíváme na trendy z pohledu našeho zákazníka, jehož cílem je aby uspěl na svém trhu, či z pohledu množství informací, jež musí na svém trhu vstřebat a reagovat na ně, zjistíme, že jeho reakce musí mít neustále zrychlující tendenci. Pokud tedy budou chtít vývojáři na poli podnikových informačních systémů uspět, musí být připraveni na agilní vývoj schopný okamžité reakce na aktuální potřeby zákazníků podnikových informačních systémů,“ uzavírá Jiří Rákosník.
Článek vyšel na serveru CFOworld.cz, prohlédnout si jej můžete na níže uvedených odkazech: